VOPIRE – izvleček uporabniškega navodila



VOPI/RE

izvleček iz uporabniških navodil


(na voljo je tudi PDF dokument za izpis na tiskalnik)

Celotna uporabniška navodila za delo z aplikacijo VOPI/RE dobite v dokumentu VOPI/RE-navodilo


Za uporabo vseh orodij v aplikaciji si oglejte tudi Splošno navodilo za delo s spletnimi aplikacijami tipa DocRep.




Nad katerimi dokumenti lahko izvajamo akcije?

Akcije lahko izvajamo le nad dokumenti, ki so nam bili poslani v prevzem in nad dokumenti, za katere smo trenutno zadolženi (smo jih že prevzeli).

Osnovni koraki izvajanja postopka

1. KORAK – prevzem v delo in določitev postopka (»Dokumenti za prevzem«)

Sprejem v delo in določitev ostopka ali pošiljanje naprej, če nam je napačno poslano. Možnosti sprejema je več:

  • v seznamu dokumentov klik v vrstico za izbor vrstice, klik na gumb „Sprejmi “ za sprejem dokumenta (naknadno bomo morali še določiti postopek!) oz.. klik na gumb »Sprejmi in pošlji«, če zadeva ni za nas (vpišite prejemnika – urad ali oseba ter komentar k zavrnitvi, ki bo prejemniku pojasnil posredovanje).

  • v seznamu dokumentov dvoklik v vrstico odpre detajlni prikaza dokumenta; nato akcija „Sprejmi zadevo“ (naknadno bomo morali še določiti postopek).

  • v seznamu dokumentov dvoklik v vrstico odpre detajlni prikaza dokumenta; nato akcija akcija „Določi postopek“ - istočasno sprejmemo in določimo postopek

  • akcija Določi postopek: je pripomoček za vnaprejšnjo določitev skupnih lastnosti ter vzorcev za pripravo izhodnih dokumentov. Postopki morajo biti predhodno definirani.

Za vsako zadevo (v sklopu Dovoljenja) določimo tudi vrsto in stopnjo tajnosti.

2. KORAK – izvajanje postopka (»Zadeve v reševanju »)

  • V seznamu Z določenim postopkom – lahko izvajamo akcije – evidentiramo izdelane izhodne dokumente, označimo katere so za/bodo poslane stranki. K podatkom lahko prilagamo elektronske datoteke, pošiljamo zadevo dalje, zaključimo delo, pošljemo zadevo (v glavno pisarno)

  • Brez postopka – tem zadevam še moramo določiti postopek reševanja. »Postopek« določa skupne prednastavljene lastnosti za izbrano klasifikacijo ter nabor možnih vzorcev za izdelavo izhodnih dokumentov. Uporabnik predlaga postopke in vzorce.

3. KORAK – izdelava dokumentov

Dokument lahko izdelamo na več načinov:

  • Meni --> Vnesi--> Nov lastni dokument: dobimo prazen ekran za opis novega dokumenta. Vnesemo vse osnovne podatke, navedemo stranke na dokumentu, pri vsaki stranki lahko navedemo način pošiljanja dokumenta. Akcija: naloži dokument - shranimo zunanjo datoteko. Akcija: Izdelaj dokument: izdela se predizpolnjena datoteka na podlagi vzorca. Akcija: pošlji stranki - podatki se prenesejo v Knjigo izhodne pošte za izpis vročilnic, povratnic, ipd. (glej naslednji korak!)

  • Zadeva: Poiščemo Meni-->Hitro iskanje-->Zadeva. Akcija »izdelaj nov dokument« - enako kot zgoraj, vendar ni potrebno vnesti oznake zadeve, lahko se tudi predizpolnijo stranke (vse stranke navedene pri zadevi)

  • Vhodni dokument: Poiščemo Meni-->Hitro iskanje-->Vhodni dok. Akcija »izdelaj nov dokument« - enako kot zgoraj, vendar ni potrebno vnesti oznake zadeve, lahko se tudi predizpolnijo stranke (vse stranke navedene na vhodnem dokumentu), v popisu zadeve je poleg noveg aizhodnega dokumneta v polju »Veza na« zabeleženo, na kateri vhodni dokument se nanaša.

4. KORAK – pošiljanje stranki

  • Pred pošiljanjem dokumenta stranki pri vsaki stranko evidentirani a izhodnem dokumentu določimo način pošiljanja. Akcija: Poslano stranki posreduje zapis v Knjigo izhodne pošte (podatki za izpis vročilnic, povratnic, ipd)

5. KORAK – evidentiranje vročanja, povratnice

  • Poiščemo Meni-->Hitro iskanje-->Izhodni dok. Ko se nam vrne vročilnica oz. povratnica potrjena od stranke (ali neprevzeta,...) evidentiramo datum na izhodnem dokumentu pri vsaki stranki posebej.

6. KORAK – zaključitev zadeve

  • Vnos datuma zaključitve zadeve zadeve. Ni možno več izvajanje akcij razen pošiljanja v glavno pisarno. Z zaključitvijo se zaključijo tudi vsi dokumenti v popisu

  • istočasno z zaključitvijo lahko zadevo že pošljemo v glavno pisarno

7. KORAK – pošiljanje v glavno pisarno

  • Neodvisno od trenutnega statusa lahko vsak dokument/zadevo vedno pošljemo naslednjemu uporabniku ali uradu. Ko prevzamejo dokument / zadevo smo predali tudi odgovornost zanjo.



Dovoljenja za dostop do podatkov

Dovoljenja za dostop do podatkov o zadevi in do dokumentov v zadevi – so določena za vsako zadevo, v sklopu »Dovoljenja«. Prikazana je vrsta tajnosti in stopnja tajnosti zadeve ter seznam uporabnikov, ki imajo dovoljenja za vpogled v izbrano zadevo in v vse dokumente te zadeve, tudi če niso trenutno odgovorni zanjo.

  • Začetna nastavitev vrste in stopnje tajnosti ter uporabnikov, ki imajo vsa dovoljenja, tudi če niso trenutno odgovorni, se enolično predlaga avtomatično ob vnosu zadeve v „Glavni pisarni“ glede na trenutni signirni načrt (npr. Župan, Direktor uprave, Predstojnik urada, …). Odgovorni uporabnik lahko predlagane nastavitve spremeni, glede na zaupnost vsebine zadeve.

  • Trenutno odgovoren uporabnik ima vedno dovoljenje za delo z dokumenti v zadevi. Ko zadevo preda naslednjemu, ima zopet enake pravice, kot vsi ostali uporabniki.

  • Izjeme – uporabniki, ki so navedeni na seznamu, imajo vedno dovoljen dostop do vsebine zadeve in vseh dokumentov v zadevi.

  • Ostali uporabniki imajo dovoljenje za dostop do vsebine zadeve in do dokumentov v zadevi določeno s kombinacijo Vrste tajnosti in Stopnje tajnosti, ki je navedena na samem dokumentu:

    • „Vrsta tajnosti“ - možne vrste tajnosti so „Javni podatki“, „Osebni podatki“, „Državna tajnost“.

    • „Stopnja tajnosti“ - možne stopnje tajnosti so „Dovoljen vpogled v dokumente“, „Vidni osnovni podatki o dokumentu“, „Viden je seznam zadev“ in „Zadeva ni dostopna“ .

      Nivoji dostopnosti dokumentov za OSTALE uporabnike so odvisni od STOPNJE tajnosti.

      Minimalne zahteve za določanje stopnje tajnosti so odvisne od vrste podatkov oz. vrste tajnosti podatkov, kot je prikazano v spodnji tabeli:

VRSTA:

STOPNJA:

JAVNI PODATKI

OSEBNI PODATKI

TAJNI PODATKI

DOKUMENTI SO VIDNI (vidni so vsi dokumenti v zadevi vključno s priloženimi slikami dokumentov)

DOKUMENTI SO VIDNI

OSNOVNI PODATKI ZADEVE

ZADEVA NI DOSTOPNA

DOKUMENTI NISO DOSTOPNI (vidni so le evidenčni podatki dokumentov v zadevi, slike niso dostopne)

DOKUMENTI NISO DOSTOPNI

OSNOVNI PODATKI ZADEVE

ZADEVA NI DOSTOPNA

OSNOVNI PODATKI ZADEVE (viden je popis zadeve ter seznam vseh strank na zadevi, niso pa vidni posamezni dokumenti)

OSNOVNI PODATKI ZADEVE

OSNOVNI PODATKI ZADEVE

ZADEVA NI DOSTOPNA

ZADEVA NI DOSTOPNA

(zadevo vidimo le v seznamu zadev, ne vidimo ne strank ne parcel ne popisa zadeve)

ZADEVA NI DOSTOPNA

ZADEVA NI DOSTOPNA

ZADEVA NI DOSTOPNA



Katalogi dokumentov

Katalogi dokumentov služijo kot pripomočki pri kasnejšem vnašanju in evidentiranju novih dokumentov (vlog, zadev, izhodnih dokumentov). V katalogih opišemo skupne lastnosti posameznih tipov dokumentov. Podatki iz katalogov se nato predizpolnijo pri vnašanju novih dokumentov:

  • Katalog vhodnih dokumentov: za vsako klasifikacijo in tip dokumenta opišemo različne vrste vlog, predpisano takso ter stopnjo zahtevnosti. Podatki iz kataloga se predizpolnijo pri vnašanju novih vlog.

  • Katalog izhodnih/lastnih dokumentov: za vsako klasifikacijo in tip dokumenta opišemo različne možne vrste pisanj. K vsaki posamezni vrsti pisanja lahko priložimo enega ali več vzorcev za posamezno vrsto. Podatki iz kataloga se predizpolnijo pri evidentiranju izhodnih/lastnih dokumentov. Priloženi vzorci so na razpolago referentu pri generiranju izhodnega dokumenta.

  • Katalog postopkov: za vsako klasifikacijo opišemo predpisano stopnjo zahtevnosti, rok reševanja, način vročanja ter navedemo postopku pripadajočo podmnožico možnih vrst pisanj iz kataloga izhodnih/lastnih dokumentov. Tu lahko navedemo tudi uporabnike, ki želijo, da se jim zadeve v reševanju po določenem postopku prikazujejo že grupirane v drevesu. Podatki iz kataloga se predizpolnijo pri evidentiranju zadeve (akcija »določi postopek«). Pri izdelavi izhodnih dokumentov se uporabniku ne ponudijo vsi vzorci za izhodne dokumente, temveč le pripadajoči izbranemu postopku.

Zgodovina mojih aktivnosti

Pregleda vseh aktivnosti nad dokumenti, ki jih je uporabnik izvajal. Uporabniku je lahko v pomoč pri nadaljevanju prekinjenega dela. S klikom na povezavo v seznamu, se odpre dokument.

Pripomočki za hitro iskanje

V meniju aplikacije je pripomoček za hitro iskanje dokumentov.

V odvisnosti od izbranega tipa dokumenta, dobimo polje za hitro iskanje izbranega tipa dokumenta. Vpišemo lahko poljubne podatke ali del podatkov za iskanje, kot nam svetuje namig v polju. Iskanje poteka po pravilih in vrstnem redu, ki jih orodje za vsako vrsto dokumenta v namigu navede.

1. Primer:

2. Primer:

V tem primeru lahko iščemo po delu besedila ali po eni izmed celotnih številk stranke.

Pripomočki za hitrejše vnašanje podatkov

Pri vnašanju podatkov v detajlni ekran, si lahko pomagamo z naslednjimi tipkami:

  • <TAB> skok na naslednje vnosno polje in <SHIFT><TAB> skok na predhodno polje,

  • <PUŠČICA dol> odpiranje seznama za izbor vnosa, gibanje po seznamu za izbor, ...

  • <ENTER> potrditev vnosa, potrditev izbora

  • <ESC> zaključi vnašanje v seznam, v oblaček, ...

Na detajlnem ekranu dokumenta (listku) si lahko pomagamo z naslednjimi kombinacijami tipk namesto klika na ikono (namig za uporabo tipk se pokažejo, če postavimo kurzor na ikono orodja ali izbor akcije v meniju akcij) :

  • <CTRL><U> uredi dokument (vključi editiranje odprtega dokumenta)

  • <CTRL><D> dodaj nov dokument, enak že odprtemu

  • <CTRL><S> shrani vsebino odprtega dokumenta

  • <CTRL><R> prekini vnašanje dokumenta, osveži prikaz podatkov

  • <CTRL><Q> zapri listek dokumenta

Kaj je še dobro vedeti

Za delo z aplikacijo in za uporabo orodij, ki so v aplikaciji na voljo, si oglejte Splošno navodilo za delo s spletnimi aplikacijami tipa DocRep.



Za delo z aplikacijo priporočamo uporabo najnovejših različic spletnih brskalnikov. Dobite jih na naslovih: Mozilla/Firefox, Google Chrome, MS Internet Explorer, ...

V svojih nastavitvah mora brskalnik imeti vključeno dovoljenje za izvajanje Java programčkov (applets) in dovoljenje za sprejemanje piškotkov (cookies). To je običajno že privzeta nastavitev.



Nameščeno morate imeti Javo, ki jo dobite brezplačno na spletnem mestu www.java.com.



Za pripravo vzorcev dokumentov in za urejanje iz vzorcev izdelanih dokumentov, potrebujete urejevalnik besedil, ki podpira ODT (Open Office) ali DOCX (MS Office) obliko zapisa.



Za pregledovanje PDF datotek potrebujete čitalec PDF datotek, kot so npr. Adobe Reader, Sumatra PDF, Foxit Reader. Na hitrost odpiranja predogleda PDF dokumenta vpliva izbrani program. Čitalci z manj funkcionalnostmi so običajno hitrejši. Različni brskalniki lahko uporabljajo različne PDF čitalce. Med hitrejšimi je npr. Google Chrome, ki ima vgrajen lasten PDF čitalec.



V tej različici spletne aplikacije velja: NASTAVITVE IN SPREMEMBE pooblastil, šifrantov, kataloga postopkov in pripadajočih predlaganih lastnosti postopkov ter vgrajenih vzorcev za VOPI/RE izvede vzdrževalec aplikacije na pobudo uporabnika oz. skrbnika. Pobudo pošljite na operativa@3-port.si





3 PORT Koper

VOPI/RE koraki v.1.3

operativa@3-port.si

15.1. 2013



3 PORT, informacijski inženiring d.o.o. Koper

7