VOPI 2.0
Dokumentni sistem za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje
VOPI/VVP 1.9
Komponenta VOPI 2.0 za Vodenje vhodne pošte
Zgodovina različic tega navodila:
Različica | Datum | Sprememba |
1.0 | 02. 03. 2011 | Inicialna izdaja navodila VOPI/VVP |
1.3 | 12. 04. 2011 | Revizija in predelava v PDF obliko |
1.4 | 22. 08. 2011 | Vpeljava html oblike navodil |
1.5 | 20. 12. 2016 | Revizija za ETZ, dopolnjeno poglavje e-podpisi |
1.7 | 10. 01. 2018 | Vpeljano kazalo in zgodovina, dodana številka različice VOPI/VVP (1.7) |
1.8 | 19. 03. 2018 | VOPI/VVP 1.8: dopolnjeno poglavje 4.1.7 Elektronska pošta ter zamenjana slika (sklop Digitalni podpis ter sklop Priloge) |
1.9 | 01. 03. 2019 | Dopolnjeno poglavje: 7 Preverjanje e-podpisov in povezanih elektronskih certifikatov Preverjanje digitalnih podpisov Pri preverjanju digitalnih potrdil se preveri tudi veljavnost potrdila tudi v registru preklicanih potrdil s pomočjo CRL oz. OCSP |
VOPI/VVP 1.8 je ena izmed osnovnih komponent aplikacije VOPI 2.0 za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje. VOPI sestavljajo še osnovna komponenta VOPI/GLPI za vodenje postopkov v glavni pisarni, VOPI/RE za delavce v uradih ter VOPI/VIP za vodenje izhodne pošte.
VOPI/VVP je namenjena centralnemu evidentiranju, distribuiranju, hranjenju ter pregledovanju vse izvorno papirne vhodne pošte pretvorjene v digitalno obliko, e-vlog ter e-pošte, ki je prispela na skupni naslov.
VOPI/VVP je zgrajena kot komponenta aplikacije VOPI za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje, lahko pa se uporablja tudi kot neodvisna samostojna aplikacija VVP brez VOPI 2.0 za ročno evidentiranje prispele pošte (Knjiga vhodne pošte).
Po načinu vhoda ločimo naslednje skupine vhodne pošte:
.Skenirani dokumenti
Sem spada vhodna pošta prejeta na papirju ali zabeležena na zapisnik osebno (če se stranka osebno zglasi v glavni pisarni)
.Elektroska pošta
Sem spada vhodna pošta prejeta po e-pošti na enotni e-poštni naslov organizacije
.Elektronske vloge
Sem spada vhodna pošta prejeta preko spletnih aplikacij (obrazci za vnos na spletnem portalu organizacije ali na državnem portalu e-uprave)
Glede na način evidentiranja vhodne pošte ločimo naslednje skupine pošte:
.VOPI vhodna pošta - je vhodna pošta, ki vstopa v sistem VOPI 2.0 za pisarniško poslovanje in vodenje postopkov. Ta pošta se evidentira v VVP avtomatično po zajemu v sistem VOPI in klasificiranju, ki ga opravijo v Glavni pisarni;
.FIN vhodna pošta - je vhodna pošta, ki vstopa v sistem za finančno poslovanje. Ta pošta se evidentira v VVP avtomatično po potrditvi evidentiranja v finančni paket, ki ga opravi Urad za finance;
.OSTALA vhodna pošta - obsega neevidenčno gradivo, to je preostala vhodno pošta, ki ne vstopa v nobenega od zgornjih dveh sistemov in jo zato v Glavni pisarni evidentirajo v VVP ter nato distribuirajo v tajništva uradov.
Glede na postopke dela imajo različni delavci v Glavni pisarni in v uradih različne naloge, zato se funkcionalnosti VOPI/VVP dinamično prilagajajo uporabnikovim pooblastilom. Glede podprtih funkcionalnosti ločimo:
Vodenje vhodne pošte v Glavni pisarni (VVP/G)
•vodenje vhodne pošte za glavno pisarno,
•vodenje vhodne pošte za vodjo glavne pisarne oz. nadzornika,
Vodenje vhodne pošte v uradih (VVP)
•vodenje vhodne pošte za predstojnike uradov,
•vodenje vhodne pošte za tajništva uradov
•vodenje vhodne pošte za referente v uradih.
Uporabniške pravice in dinamična aktivacija posameznih funkcionalnosti glede na prijavljenega uporabnika se prevzamejo iz centralnega sistema za nastavljanje pravic uporabnikov (ADAM), ki velja za vse komponente aplikacije VOPI 2.0 in preostale spletne aplikacije znotraj spletnega okolja 3iOS.
Uporabniške pravice so odvisne od urada ter funkcije uporabnika v uradu. Vsakemu uporabniku se v VOPI/VVP dinamično generira njegovim pravicam prilagojeno drevo objektov.
Priporočeno je, da administrator uporabnikom v sistem ADAM za dodeljevanje pravic vpiše tudi njegov naslov e-pošte, na katerega bo prejemal obvestila o prispeli pošti.
 | Aplikacija je spisana v programskem jeziku Java z orodji za razvoj spletnih aplikacij tipa DocRep - Document Repository. Za opis postopkov dela in orodij, ki so uporabnikom DocRep aplikacij na voljo, si oglejte splošno navodilo za delo s spletnimi aplikacijami tipa DocRep. |
V Glavni pisarni vso papirno vhodno pošto opremijo s črtnimi kodami in digitalizirajo. Digitalizirano VOPI pošto vnesejo v sistem VOPI, FIN pošto dostavijo v Urad za finance, ki jo vnese v finančni paket, OSTALO pošto pa v glavni pisarni vnesejo v VVP/G in določijo tajništva uradov, ki ima pravico vpogleda in nadaljnje distribucije te pošte.
Uporabniki s pooblastili VVP/G lahko pregledujejo vso zavedeno vhodno pošto v DBDS dokumentarnem sistemu.
VVP/G omogoča:
Preko menuja „Splošno“ --> „Izdelaj barkode“ lahko izdelamo pdf datoteko z 1 do največ 20 stranmi zaporednih številk črtnih kod. Datoteko v celoti ali le posamezne strani izpišemo na obrazec z nalepkami (na listu A4 je 16x4 nalepk). V primeru potreb po dodatnih listih z nalepkami ponovno sprožimo izdelavo nove datoteke. V primeru, da želimo ponoviti tiskanje identičnih, že natisnjenih oz. že generiranih črtnih kod, je na razpolago pregled zgodovine izdelanih datotek (gumb Zgodovina), kjer poiščemo ustrezno datoteko z nalepkami za izpis.
Dobimo pregled vseh skeniranih dokumentov, ki še niso evidentirani v VVP. V primerih, ko je slika dokumenta slabo skenirana oz. nečitljiva, lahko skeniranje dokumenta ponovimo. Nova slika (pdf) bo prekrila obstoječo sliko z isto številko črtne kode. Skeniran in še ne evidentiran dokument lahko tudi zbrišemo. Dokumenti z neprepoznano črtno kodo dobijo poseben predznak ~ v nazivu. Takšne dokumente lahko ustrezno preimenujemo ali če tudi vsebina ni ustrezna zbrišemo.
Dobimo seznam vse evidentirane a še ne razporejene vhodne pošte. Prikaz zapisov dobimo s proženjem filtra s klikom na gumb NAJDI.
Pri razporejanju vhodne pošte imamo na razpolago orodja:
"Ogled označenega objekta" odpremo detajlni prikaz izbranega. Prikazan je predogled skeniranega dokumenta in osnovni podatki. Več podatkov o dokumentu, npr. "Zgodovina pravic vpogledov in distribucije" a brez predogleda, dobimo s klikom na gumb "Podatkovni pogled" v detajlnem ekranu. 
"Dodeljevanje pravic" odpremo ekran za izbor uporabnikov, katerim želimo dodeliti pravice vpogleda ali nadaljnje distribucije za izbrani dokument. Iste pravice lahko hkrati dodelimo tudi večjemu številu izbranih dokumentov. Več dokumentov v seznamu izberemo tako, da držimo tipko CTRL in klikamo v vrstice seznama. Na enak način tudi odznačimo posamezne izbrane dokumente. 
"Odznači izbor". Dobimo pregled vse evidentirane vhodne pošte, kateri je še potrebno določiti urade (tajništva) ali končne uporabnike v uradih s pravico do vpogleda oz. do nadaljnje distribucije te pošte. Prikaz dobimo takoj, brez proženja filtra.
o.Orodja za ogled detajla in za izbor vrstic so enaka kot v seznamu "Vhodna pošta" in opisana zgoraj.
Dobimo detajlni ekran za vnašanje pošte, ki ne bo zajeta preko sistema VOPI niti preko FIN paketa. Pogoj za vnos podatkov je, da je bil vhodni dokument predhodno označen s črtno kodo ter skeniran (torej se nahaja v skupini "Neevidentirani skenirani dokumenti").
Pri vnašanju moramo pošto tudi razporediti, to je določiti, kdo bo imel pravico vpogleda in nadaljnje distribucije. Če je pravica dodeljena na konkretno osebo, bo ta oseba prejela po e-pošti tudi obvestilo o vhodni pošti zanjo. Če je pravica dodeljena zgolj uradu, bo pregled nad pošto imel le predstojnik in tajništvo urada. Tajništvo po potrebi prejeto pošto nadalje distribuira do končnih prejemnikov, uslužbencev v uradu.
Dobimo seznam prejetih elektronskih vlog, ki so bile oddane preko elektronskih obrazcev na spletnem portalu organizacije ali preko državnega portala e-uprava. Prikaz zapisov v seznamu dobimo s proženjem filtra s klikom na gumb NAJDI.
"Ogled v novem zavihku" odpremo detajlni prikaz izbrane e-vloge:
Prikazani so naslednji podatki:
.sklop Osnovni podatki
◦.Št. vloge pošiljatelja, Datum poslana,Datum obdelave, Opis, Vir, Datum vložitve, Status
.sklop Vlagatelj
◦.Priimek, Ime, EMŠO, Davčna številka, Tel. številka, E-Mail, Država, Občina, Naselje, Ulica, Pošta, Št. Certifikata, Certifikat izdal, Številka stranke
.sklop Seznam prilog
◦.izvorna priloga in ostale priloge, če so na razpolago
.sklop Ostali podatki
◦.npr. seznam parcel na vlogi
.sklop Podatki o plačilu
◦.Znesek, Datum plačila, Način plačila, Opomba
Z akcijo »Prenesi v VOPI« sprožimo prenos vloge v sistem VOPI, ob tem pa moramo določiti stranko na vlogi (predlagana stranka je tista, ki je odddala e-vlogo). Nato se odpre ekran »Vhodni dokument (vloga)« in podatki iz e-vloge se samodejno prenesejo na vhodni dokumentv VOPI. Vloga se samodejno shrani v VOPI. Od tu naprej lahko počnemo vse enako kot v VOPI/GLPI saj je uporabnik v sistem 3iOS prijavljen v vlogi Glavne pisarne.
Dobimo seznam prejete e-pošte na enotni uradni naslov organizacije. Prikaz prejetih zapisov v seznamu dobimo s proženjem filtra s klikom na gumb NAJDI.
"Ogled v novem zavihku" odpremo detajlni prikaz izbranega e-poštnega sporočila. 
Prikazani so naslednji podatki:
.sklop Osnovni podatki
◦.Pošiljatelj (naziv in e-poštni naslov)
◦.Predmet (zadeva sporočila) – zadevo lahko ustrezno spremenimo
◦.Prejeto (datum in čas)
◦.Število prilog (priponk)
◦.Poslano (datum in čas)
◦.Izvorna datoteka (tip zapisa e-poštnega sporočila – eml),
◦.Status (dokler ne poknjižimo prejetega e-poštnega sporočila je to v statusu „Nerazporejena pošta“, po knjiženju pa se prikaže status „Prenešena v VOPI“.
◦.Priponke (prikaz vsebine priponk)
.sklop Digitalni podpis (podatek ali je elektronska pošta digitalno podpisana. Če je, je navedeno, kdo je podpisnik in datum preverjanja podpisa)
.sklop Prejemniki (tu so našteti vsi prejemniki e-poštnega sporočila)
.sklop Vsebina (tu se nahaja vsebina sporočila)
.sklop Priloge (priloge elektronske vloge razbite na posamezne dokumente)
Prejeto e-poštno sporočilo poknjižimo v VOPI/GLPI preko akcije „Izdelaj novo vlogo“.
Triki za hitrejše vnašanje: pri vnašanju v detajlni ekran, si lahko pomagamo s tipko TABulator za skakanje do naslednjega vnosnega polja, s tipko PRESLEDEK vklopimo/izklopimo potrditveno polje (checkbox), s tipko ENTER potrdimo dejanje (sprožimo iskanje, potrdimo vnos v vrstico seznama). |
Pri ponavljajočih iskanjih po šifrantih ali drugih seznamih (npr. seznami uporabnikov), lahko z vklopom ZVEZDICE začasno dodamo zapis, katerega bomo večkrat potrebovali (npr. ime urada) med priljubljene. Na ta način bodo "priljubljeni" zapisi vedno prikazani med prvimi. (Več o tem dobite v splošnih navodilih za Docrep). |
Uporabnik s pooblastili vodje glavne pisarne ima dodatne pravice:
.brisanja evidentirane FIN pošte, na podlagi opozorila uporabnika iz finančnega sektorja (npr. če je prišlo do napačnega knjiženja v FIN paketu in so se zato napačni podatki prenesli v VVP),
.brisanja že dodeljenih pravic za vpogled določenemu uporabniku, na podlagi opozorila uporabnika iz urada,
.spreminjanja osnovnih evidenčnih podatkov pri posamezni vhodni pošti.
Seznam Vhodna pošta vsebuje pregled vse evidentirane vhodne pošte in ne le nerazporejene pošte.
Vse ostale funkcionalnosti so enake kot pri VVP/G za glavno pisarno.
Delavcem v uradih so omogočene naslednje funkcionalnosti
in še ne prebrane 
). Iskanje pošte je možno s filtrom. Prikaz seznama rezultatov se sproži s klikom na gumb NAJDI. 
označuje, da imamo na dokumentu pravico distribucije. o.Orodja za ogled detajla in izbor vrstic so enaka kot v seznamu "Vhodna pošta" v VVP/G - za glavno pisarno (glej opis zgoraj).
o.Akcije: vsaki pošti lahko spremenimo status (jo npr. vrnemo v skupino neprebranih).
.Neprebrana pošta - Dnevno se nam tu pojavlja nova vhodna pošta, ki jo je potrebno pregledati in morda dodeliti pravice do vpogledov ali nadaljnje distribucije še dodatnim osebam poleg predstojnika in tajništva.
o.Orodja za ogled detajla in izbor vrstic so enaka kot v seznamu "Vhodna pošta" v VVP/G - za glavno pisarno (glej opis zgoraj).
o.Z ogledom detajla neprebrane pošte se le ta označi kot prebrana!
o.Akcije: vsaki pošti lahko spremenimo status (jo npr. vrnemo v skupino neprebranih).
Delavcem v tajništvih uradih so omogočene naslednje funkcionalnosti:
.Vhodna pošta - dobimo seznam vse vhodne pošte urada.
.Nerazporejena pošta na uradu - Dnevno se nam tu pojavlja nova vhodna pošta, ki ji je potrebno dodeliti pravice do vpogledov ali nadaljnje distribucije.
o.Orodja za ogled detajla in izbor vrstic so enaka kot v seznamu "Vhodna pošta" v VVP/G - za glavno pisarno (glej opis zgoraj).
o.Z dodelitvijo pravice se ta pošta označi kot razporejena!
Predstojnikom uradov so omogočene naslednje funkcionalnosti:
.Vhodna pošta - dobimo seznam vse vhodne pošte.
.Moja neprebrana pošta - To je pošta, ki je dodeljena neposredno predstojniku.
.Pošta na uradu – dobimo seznam vse pošte na uradu.
o.Orodja za ogled detajla in izbor vrstic so enaka kot v seznamu "Vhodna pošta" v VVP/G - za glavno pisarno (glej opis zgoraj).
Glavna pisarna vso prejeto vhodno pošto razpošlje naprej prejemnikom v uradih. Če pri razporejanju pošte kot pravico vpogleda in nadaljnje distribucije pošte navedejo zgolj ime urada in ne konkretne osebe v uradu, lahko to pošto pregleduje le tajništvo urada in predstojnik urada.
Če je med pravicami za vpogled imenovana tudi konkretna oseba, bo to pošto prejel in lahko pregledoval navedeni uporabnik ter predstojnik in tajništvo urada, kjer je razporejen uporabnik.
Uporabniki s pooblastili predstojnika urada in tajništva urada lahko pregledujejo ter distribuirajo naprej samo pošto znotraj svojega urada. Pošte, na kateri ni navedena pravica, ne bodo videli. Uporabniki s pooblastili predstojnika urada in tajništva urada lahko pregledujejo vso vhodno pošto naslovljeno na ime urad in tudi na imenovanega uslužbenca v uradu, medtem ko uporabnik s pooblastili referenta v uradu lahko pregleduje le vhodno pošto, ki je poimensko naslovljena nanj.
Tajništvo urada in predstojnik urada lahko na vsako prejeto pošto v uradu dopišejo pravice do vpogleda oz. pravice do nadaljnje distribucije novim konkretnim osebam.
Referenti lahko pregledujejo samo tisto vhodno pošto, na kateri so poimensko navedeni s pravico do vpogleda oz distribucije. V primeru, če so na pošti navedeni s pravico do distribucije, lahko sami dodeljujejo nove pravice do vpogleda/distribucije novim uporabnikom.
POZOR: tajništvu, predstojniku in referentu je pravica naknadnega spreminjanja oz. brisanja že dodeljenih pravic izključena! V primeru napačne dodelitve je potrebno obvestiti Glavno pisarno, daoni poopravijo oz. zbrišejo napačno dodeljeno pravico za vpogled.
| Aplikacija je izdelana v programskem jeziku Java z DocRep orodji za razvoj spletnih aplikacij tipa Document Repository. Za opis postopkov in pripomočkov, ki so uporabniku na voljo, poglejte navodilo za delo s spletnimi aplikacijami tipa DocRep. |
| Za delo s spletno aplikacijo morate imeti nameščeno Javo. Za pregledovanje slik dokumentov potrebujete čitalec PDF datotek, kot npr. Adobe Reader, Sumatra PDF, Foxit Reader. Na hitrost odpiranja predogleda PDF dokumenta vpliva izbrani čitalec. Čitalci z manj funkcijami so običajno hitrejši. Različni brskalniki lahko uporabljajo različne PDF čitalce. Med hitrejšimi je npr. Google Chrome, ki ima lasten i PDF čitalec. |
Papirne vhodne dokumente digitaliziramo v Glavni pisarni. Za digitalizacijo potrebujemo optični bralnik (skener) A4 formata ter pripadajočo programsko opremo, ki se namesti na delovno postajo, ki komunicira s skenerjem.
Lastnosti skenerja/nastavitve:
- dvostransko branje,
- prepoznavanje črtnih kod,
- izdelava PDF/A datotek,
- imenovanje datoteke po prebrani črtni kodi,
- možnost zajema več dokumentov (ločevanje dokumentoov s črtno kodo na prvi strani)
- odlaganje datotek v predpisano mapo (dostop do mape si deli VOPI/VVP in VOPI/GLPI)
Sistemsko je podprto preverjanje in shranjevanje elektronskih podpisov, povezanih elektronskih certifikatov ter podrobnosti o overoviteljih za dokumente tipa PDF. Podatek o temu ali je priloženi PDF dokument podpisan ali ne so vidne v sklopu „Seznam prilog“ pri posameznem dokumentu. Če je dokument (datoteka PDF) podpisana se v seznamu prikaže ikonta kot spodaj na sliki. Če podatkov ni pa je ikona onemogočena.
Veljavnost se preverja tudi v registru preklicanih potrdil. Iz vsakega e-podpisa se preveri podpis, razbere se cerifikat in na osnovi teh podatkov izdela sledeče statuse, katere uporabnik vidi po kliku na ikono (glej tudi spodnjo sliko):
•podpisano DA, veljavno DA
•podpisano DA, veljavno NE - to je samo za primere, ko podpis dejansko ni pravilen
•podpisano DA, veljavno NE (certifikat je potekel)
•podpisano DA, veljavno NE (certifikat ni zaupanja vreden) - CA ni v shrambi zaupanja vrednih potrdil
•podpisano DA, veljavno NE (razveljavljen certifikat) - prek CRL
•podpisano DA, veljavno POGOJNO (nedostopen seznam razveljavljenih potrdil) - podpis sicer velja, a nismo mogli preveriti CRL (v certifikatu ni bilo URL-jev za CRL ali pa so ti nedostopni)
•podpisano DA, veljavno NE (nedefiniran razlog) - v primeru interne napake v kodi
Poleg informacije »Podpisano«, »Veljavno« sta še podatka:
.Naziv podpisnika
.Datum preverjanja podpisa
Bolj podrobne podatke kot npr. detajli o povezanih elektronskih certifikatih, seznam povezanih overiteljev lahko vidi le administrator podatkovne baze VOPI v podatkovni bazi VOPI.
To navodilo obstaja tudi v spletni obliki. Dobite ga neposredno iz aplikacije in tudi iz kazala vseh navodil na vstopni strani v spletni operacijski sistem 3iOS, kot je prikazano na spodnjih slikah:
Dostop do uporabniškega navodila neposredno iz spletne aplikacije
Dostop do kazala navodil na vstopni strani v interni spletni sistem 3iOS
3 PORT Koper
VOPI/VVP navodilo v.1.9
operativa@3-port.si