e-Poročila o stanju rešenih zadev

Servis VOPI-StatMail

Servis VOPI-StatMail periodično pregleduje statuse zadev v bazi OIS/VOPI ter pripravlja tabelarična in grafična poročila o njihovem stanju v opazovanem obdobju in jih razpošilja z elektronsko pošto:

• vsak delovni dan za pretekli delovni dan,
• vsak ponedeljek za pretekli teden,
• vsak prvi dan v mesecu pripravi poročilo za pretekli mesec.

Prejemniki

Poročila prejemajo na svoj <elektronski naslov> tisti <referenti v uradih> (stanje njegovih zadev) in tisti <predstojniki uradov> (stanje vseh zadev v uradu), katerim se ta servis na njihovo zahtevo vključi. Pri tem velja:

• <referent urada> - je vsak uporabnik, ki ima v sistemu VOPI v polju 'Urad' vpisano oznako urada, in s tem pripadajoče pravice referenta tega urada,
• <predstojnik urada> - je tisti uporabnik, ki ima v sistemu VOPI v polju 'Predstojnik' vpisano oznako urada,in s tem pripadajoče pravice predstojnika tega urada
• <elektronski naslov> - je tisti naslov, ki je trenutno vpisan pri uporabniku sistema VOPI.

Zgornje podatke v tabeli 'Uporabniki sistema' lahko vzdržuje samo skrbnik sistema VOPI pri uporabniku. Pregledujejo pa jih lahko vsi uporabniki sistema VOPI preko menija VOPI/Nastavitve/Uporabniki sistema.
Obveščanje se vključi na zahtevo.

Arhiv

Vpogled v arhivske podatke mesečnih statistik stanj zadev je dostopen na intranetu registriranim uporabnikom spletnega sistema iOS preko spletne aplikacije iOS-StatVopi.

Poglavja v poročilu

Poročilo obsega naslednja poglavja:

• I) Sumarno poročilo o stanju zadev v uradu,
• II) Sumarno poročilo o stanju zadev v uradu po referentih urada,
• III) Grafični prikaz rešenih zadev po mesecih za zadnjih 12 mesecev po referentih v uradu,
• IV) Sumarno poročilo o stanju zadev v uradu po klasifikacijskih področjih,
• Podrobno poročilo o stanju zadev v uradu po klasifikacijskih področjih po referentih urada.

Rubrike v poročilu

Vsa tabelarična poročila imajo naslednje standardne rubrike:

(1) Stare zadeve	(2) Nove zadeve	(3) Rešene zadeve	(4) Ponovno odprte	(5) Predane zadeve	(6) Ostane	(7) kazalec
500	200	100	50	(20)	670	170

• (1) Stare zadeve - prešteto število vseh odprtih zadev razporejenih na referenta v uradu na dan pred opazovanim obdobjem,
• (2) Nove zadeve - prešteto število vseh na novo odprtih zadev razporejenih na referenta v uradu v opazovanem obdobju,
• (3) Rešene zadeve - prešteto število vseh zadev, razporejenih na referenta v uradu, katerim je bilo v opazovanem obdobju, izpolnjeno polje 'Datum rešitve' (ne glede na dejansko vrednost vpisanega datuma)
• (4) Ponovno odprte - prešteto število vseh ponovno odprtih starih zadev v opazovanem obdobju,
• (5) Predane zadeve - razlika med še odprtimi zadevami in rešenimi zadevami na koncu opazovanega obdobja - računski podatek = (1)+(2)-(3)+(4)-(6). Razlika se lahko pojavi kot posledica naknadno vnešenih podatkov o rešitvi starih odprtih zadev (npr. zadevam, ki niso bile razporejene ali ki v sistemu VOPI niso bile prevzete s strani referentov v uradu, je bilo v opazovanem obdobju vpisano, da je bila zadeva dejansko rešena); kot posledica prerazporejanja zadev med referenti v opazovanem obdobju (pošiljanje zadev med referenti), ipd. Računski podatek je lahko tudi negativno število!
• (6) Ostane - prešteto število vseh odprtih zadev na koncu opazovanega obdobja,
• (7) Kazalec - sprememba v številu odprtih zadev na koncu opazovanega obdobja glede na predhodno obdobje - računski podatek = (6)-(1).

3 PORT Koper
VOPI_StatMail v.1.0
operativa@3-port.si
20.11.2009