VOPI/VIP 2.8
Komponenta VOPI 2.0 za vodenje izhodne pošte (Knjiga izhodne pošte)
Področje: Vodenje izhodne pošte v glavni pisarni (VIP/G)
Funkcionalna področja, ki jih pokriva komponenta VOPI/VIP so (klikni na povezavo v podnaslovu):
- VIP/G - Vodenje izhodne pošte v glavni pisarni
- izpisovanje ovojnic, vročilnic ter povratnic za izhodno pošto ter izpisovanje seznamov odpreme
(v primerih, kjer izpise ovojnic izdelujejo v tajništvih uradov, se nekatere funkcionalnosti iz VIP/G prenesejo v VIP/T), - VIP/T - Vodenje izhodne pošte v tajništvu urada
- izpisovanje ovojnic, vročilnic ter povratnic za izhodno pošto
(v organizacijah, kjer nimajo organiziranih tajništev posameznih uradov, se funkcionalnosti VIP/T prenesejo v VIP/G), - VIP/R - Vodenje izhodne pošte referenta v uradu
- pregled izhodne pošte referenta (samo pri samostojnih namestitvah VIP, sicer je ta funkcionalnost integrirana v aplikacijo VOPI/RE).
Način uporabe orodij v vseh treh modulih je enak in je opisan v poglavju:
Opis postopkov v glavni pisarni
V glavni pisarni se iz vseh uradov zbira tekom dneva pripravljena izhodna pošta. Izhodno pošto izdelujejo referenti v aplikaciji VOPI.
Glavna pisarna je tisti urad, ki v dogovoru s poštnim uradom opremi priporočene pošiljke s črtnimi kodami, izpiše popis pošiljk za predajo poštnemu uradu ter poskrbi za dejansko predajo pošte na poštni urad.
Na vrh
VIP/G je sestavljena iz štirih listkov, seznamov izhodne pošte:
- 1. listek: "Prejeta pošta" - vse kar so v GLPI prejeli za odpremo iz tajništev uradov ali neposrodno od referentov,
- 2. listek: "Seznam za odpremo" - tu se izvaja priprava seznama za predajo pošte na poštni urad,
- 3. listek: "Odpremljena pošta" - arhiv vse dosedaj odpremljene pošte,
- 4. listek: "Stornirana pošta" - arhiv vse izhodne pošte, ki ni bila odpremljena zaradi storniranja akcije.
Na vrh
1. LISTEK: "Prejeta pošta"
Listek je namenjen pregledu in urejanju pošte, ki je bila posredovana ali iz tajništev uradov ali od referentov in ki čaka na dejansko odpremo. Pred dejansko predajo na poštni urad tu zapise izberemo, uredimo in preselimo na 2.listek:
- koda: pri priporočenih pošiljkah lahko vpišemo spremne številke (v primeru, če pošiljke označujemo s posebnimi nalepkami s črtnimi kodami, ki jih prejmemo od Poštnega urada), sicer jih sistem VIP lahko generira samodejno (v primeru dogovora s Pošto o dodelitvi območja številk, da na pošiljke neposredno izpisujemo črtne kode brez nalepk)
Tako pripravljene zapise za predajo prenašamo na naslednji listič "Seznam za odpremo", kjer sproti nastaja končni seznam. S prenosom pošte v Seznam za odpremo, se vsebina tega listka prazni.
- teža: pošiljkam, ki presegajo predpisano težo lahko vpišemo težo (v primeru dogovora o tehtanju, sicer pustimo prazno),
Na vrh
Imena stolpcev pomenijo:
- Št. pošiljke - zaporedna številka pošiljke,
- Stranka - ime in priimek naslovnika,
- Naslov - naslov stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država v naslovu stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),,
- Teža - vnešena teža pošiljke. Podatek je potreben za izdelavo predajnega zapisnika za poštni urad. Vkolikor teža ni vnešena, se pri izdelavi predajnega zapisnika pošiljka privzame v najnižji cenovni razred,
- Koda - črtna koda spremne številke Pošte, s katero bo fizično označena posamezna pošiljka (lahko je samodejno generirana ali ročno vnešena),
- Referent - oznaka referenta, ki je izhodno pošto poslal,
- Urad - urad referenta, iz katerega je izhodna pošta poslana,
- Oznaka dokumenta - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Vir - kratica aplikacije iz katere je pošiljka bila poslana (vir je prazen v primeru, da je bil zapis kreiran v VIP-u),
- -->GLPI - datum in ura, ko je bila pošta poslana iz tajništva v glavno pisarno (dokler glavna pisarna še pripravlja seznam za odpremo piše "v delu"),
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe zapisa,
- Spremenil/a- oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Na vrh
Možne akcije nad zapisi na 1. listku:
- Ogled podrobnosti - velja le za en izbrani zapis,
- Prenos vseh izbranih zapisov v Seznam za odpremo - vso izhodno pošto, ki je pregledana in opremljena s potrebnimi podatki za izdelavo primopredajnega popisa (npr. teža, črtna koda, ...) prenesemo na naslednji listek "seznam za odpremo",
- Vnos teže - za vse izbrane zapise, kjer je to potrebno oz. če obračunavamo poštnino, vnesemo težo v gramih. Če teža ni vnešena, se upošteva cena za najnižji cenovni razred),
- Vnos črtne kode - za vse izbrane zapise hkrati lahko vnesemo enolično številko črtne kode (ki ustreza nalepki, ki jo nalepimo na kuverto). Prvi izbrani zapis dobi vneseno začetno številko, nadaljnji zapisi prejmejo naslednjo naraščajočo številko po takem vrstnem redu, kot smo vrstice izbirali. Po končanem vpisovanju podatkov se zapisi razvrstijo po času zadnje spremembe,
- Spreminjanje načina vročanja - vsem izbranim zapisom hkrati določimo (spremenimo) način vročanja.
- Izpis ovojnic in kuvert - za vse izbrane zapise (kako jih izberemo, glej Skupna orodja za VIP/Izbiranje več zapisov), se glede na vsebino polja "Način pošiljanja" hkrati izpolnijo ustrezne predloge za izpis ovojnic. Kjer je polje "Koda" prazno, se za izpis priporočene pošte lahko sedaj generirajo črtne kode spremnih številk Pošte Slovenije (sicer se izpiše vsebina, ki smo jo pred tem ročno vnesli).
Izpisi se pripravijo na osnovi vgrajenih predlog. Generirani izpisi so razvrščeni po „načinu pošin znotraj tega po zaporedni „številki“ pošte.
Predloge za izpisovanje so:
- ovojnice za priporočeno pošto s povratnico in brez povratnice - pripravijo se izpisi nalepk v parih. Prva nalepka je koda, nalepka pod njo je naslov. Če je stolpec „Koda“ prazen, se bodo pri izpisih avtomatinačno generirale tudi črtne kode odpremnih številk v predpisani obliki. Če je v stolpcu „Koda“ karkoli vpisano, se bodo na izpisu uporabile te ročno vnešene vrednosti. Avtomatinačno generirane kode na ekranu ne bodo vidne, dokler ne osvežimo prikaza podatkov na ekranu.
- AR (roza) povratnice za priporočeno pošto – pripravijo se izpis za tiskanje na predpisani obrazec, z enakimi črtnimi kodami spremnih številk kot so pri ovojnicah za priporočeno pošto s povratnico.
- Upravna pisma (modra) po ZUP za osebno vročitev - pripravijo se izpis za tisk na predpisani obrazec.
- Navadna pisma - pripravijo se izpisi nalepk z naslovi.
Na vrh
2. LISTEK: "Seznam za odpremo"
Na tem listku je pregled nad vso pošto, ki je pripravljena za odpremo. Še vedno se lahko opravi določene popravke, priporočljivo pa je, da se vse to dela na prvem listku "Prejeta pošta". Tukaj se opravi še zadnji pregled, če seznam pošiljk ustreza fizičnemu stanju pošte, ki jo nameravamo oddati (predvsem številčno). Pošiljke, ki ne ustrezajo dejanskemu stanju, lahko izločimo iz seznama tako, da jih vrnemo na predhodni listek. Ko stanje ustreza dejanskemu, izpiše dokument "POPIS ODDANIH POŠILJK", nato vse zapise v seznamu "odpremimo" z vnosom istega datumoma odpremem. Po opravljeni odpremi se vsebina listka izprazni.
Na vrh
Imena stolpcev pomenijo:
Stolpci v seznamu so enaki stolpcem na prvem listku. (glej ...):- Oznaka - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Stranka - ime in priimek naslovnika (prejemnika pošte),
- Naslov - ulica in hišna številka stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),
- Teža - vnešena teža pošiljke. Podatek je potreben za izdelavo predajnega zapisnika za poštni urad. Vkolikor teža ni vnešena, se pri izdelavi predajnega zapisnika pošiljka privzame v najnižji cenovni razred,
- Koda - vnešena črtna koda, s katero je označena posamezna pošiljka (v primeru če kuverte označujemo z nalepkami s črtno kodo Pošte),
- Referent - kateri je izdelal izhodno pošto,
- Referat - iz katerega je bila izhodna pošta poslana,
- -->GLPI- datum in ura, ko je bila pošta poslana v glavno pisarno,
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe zapisa.
- Spremenil/a- oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Na vrh
Možne akcije nad zapisi na 2. lisku:
- - Ogled podrobnosti - velja le za en izbrani zapis,
- Vrni na prejšnji listek - - če se ugotovi, da so bili določeni zapisi prerano prenesen v ta seznam (jih sedaj ne bomo odpremili), jih izberemo in vse izbrane vrnemo nazaj v prejšnje stanje na listek Prejeta pošta, - - Vnos teže - enako kot na predhodnem listu: za vse izbrane zapise, kjer je to potrebno oz. če obračunavamo poštnino, vnesemo težo v gramih. Če teža ni vnešena, se upošteva cena za najnižji cenovni razred),
- - Vnos črtne kode - enako kot na predhodnem listku, za vse izbrane zapise vnesemo isto težo pošiljke v gramih,
- - Spreminjanje načina vročanja - enako kot na predhodnem listku, vsem izbranim zapisom hkrati določimo (spremenimo) način vročanja,
- - Izpis ovojnic in kuvert - enako kot na predhodnem listku,
Izpis celotnega seznama - za VSE zapise na tem listku (NE IZBIRAMO !) izdelamo sumarni popis oddanih pošiljk (priporočena pošta, navadna pošta, tujina),
Odprema vse pošte iz seznama - s to akcijo vso pošto iz seznama (NE IZBIRAMO !) označimo z dejanskim datumom odpreme. Trenutni seznam se izprazni, vsa odpremljena pošta je sedaj vidna v naslednjem, arhivskem lističu - Odpremljena pošta.
Na vrh
3. LISTEK: "Odpremljena pošta"
Na tem listku ima glavna pisarna pregled nad vso pošto, ki je bila odpremljena (arhiv).
Imena stolpcev pomenijo:
- Oznaka - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Stranka - ime in priimek naslovnika (prejemnika pošte),
- Naslov - ulica in hišna številka stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),
- Teža - vnešena teža pošiljke. Podatek je potreben za izdelavo predajnega zapisnika za poštni urad. Vkolikor teža ni vnešena, se pri izdelavi predajnega zapisnika pošiljka privzame v najnižji cenovni razred,
- Koda - vnešena črtna koda, s katero je označena posamezna pošiljka (v primeru če kuverte označujemo z nalepkami s črtno kodo Pošte),
- Referent - kateri je izdelal izhodno pošto,
- Referat - iz katerega je bila izhodna pošta poslana,
- -->GLPI- datum in ura, ko je bila pošta poslana v glavno pisarno,
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe zapisa,
- Spremenil/a- oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Na vrh
Možne akcije nad izbranimi zapisi na 3. lisku:
- - Ogled podrobnosti - velja le za en izbrani zapis,
- - Vrni na prejšnji listek - - če se ugotovi, da so bili določeni zapisi prerano prenesen v ta seznam (jih nismo odpremili), jih izberemo in vse izbrane vrnemo nazaj v prejšnje stanje na listek Seznam za odpremo,
- Vnos datuma povratnice - za vse izbrane zapise vnesemo datum, ko je stranka prevzela pošto. Podatek lahko dopolni katerikoli uporabnik (VIP/R, VIP/T ali VIP/G), 
- Vnos datuma vrnjene pošte - za vse izbrane zapise vnesemo datum, ko se je pošta vrnila kot neizročena. Podatek lahko dopolni katerikoli uporabnik (VIP/R, VIP/T ali VIP/G).
Na vrh
4. LISTEK: Stornirana pošta
Na tem listku ima glavna pisarna pregled nad vso pošto (arhiv), ki ni bila odpremljena, zaradi storniranja. Pošto lahko stornira referent, ki jo je izdelal.
Imena stolpcev pomenijo:
- Oznaka - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Stranka - ime in priimek naslovnika (prejemnika pošte),
- Naslov - ulica in hišna številka stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...)
- Teža - vnešena teža pošiljke. Podatek je potreben za izdelavo predajnega zapisnika za poštni urad. Vkolikor teža ni vnešena, se pri izdelavi predajnega zapisnika pošiljka privzame v najnižji cenovni razred.
- Koda - vnešena črtna koda, s katero je označena posamezna pošiljka (v primeru če kuverte označujemo z nalepkami s črtno kodo Pošte)
- Referent - kateri je izdelal izhodno pošto
- Referat - iz katerega je bila izhodna pošta poslana
- -->tajništvo- datum in ura, ko je bila pošta poslana iz urada v tajništvo,
- -->GLPI- datum in ura, ko je bila pošta poslana v glavno pisarno,
- Storno - datum storniranja pošte,
- Odprema - datum odpreme pošte,
- Povratnica/Vrnjeno - datum povratnice (pred datumom je črka P) ali datum vrnjene (neizročene) pošte (pred datumom je črka V),
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe zapisa.
- Spremenil/a - oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Na vrh
Možne akcije nad izbranimi zapisi na 4. lisku:
- - Ogled podrobnosti - velja le za en izbrani zapis.
Na vrh