VOPI/VIP 2.8
Komponenta VOPI 2.0 za vodenje izhodne pošte (Knjiga izhodne pošte)
Področje: Vodenje izhodne pošte v tajništvu urada (VIP/T)
Funkcionalna področja, ki jih pokriva komponenta VOPI/VIP so (klikni na povezavo v podnaslovu):
- VIP/G - Vodenje izhodne pošte v glavni pisarni
- izpisovanje ovojnic, vročilnic ter povratnic za izhodno pošto ter izpisovanje seznamov odpreme
(v primerih, kjer izpise ovojnic izdelujejo v tajništvih uradov, se nekatere funkcionalnosti iz VIP/G prenesejo v VIP/T), - VIP/T - Vodenje izhodne pošte v tajništvu urada
- izpisovanje ovojnic, vročilnic ter povratnic za izhodno pošto
(v organizacijah, kjer nimajo organiziranih tajništev posameznih uradov, se funkcionalnosti VIP/T prenesejo v VIP/G), - VIP/R - Vodenje izhodne pošte referenta v uradu
- pregled izhodne pošte referenta (samo pri samostojnih namestitvah VIP, sicer je ta funkcionalnost integrirana v aplikacijo VOPI/RE).
Način uporabe orodij v vseh treh modulih je enak in je opisan v poglavju:
Opis postopkov v tajništvu urada
V tajništvu se dnevno zbira vsa izhodna pošta, ki so jo pripravili referenti. Tajništvo poskrbi, da pred odpremo, kjer je to potrebno, pošto podpiše župan. Dnevno pripravljeno pošto v kuvertah nato lahko preda v glavno pisarno (oz. ekspedit), ki poskrbi za predajo na poštni urad, lahko pa tudi sami odpremijo pošto na poštni urad in to evidentirajo.
Tudi pošto, ki ni nastala v sistemu za pisarniško poslovanje VOPI, lahko vnesejo in evidentirajo v VIP.
VIP/T je sestavljena iz štirih seznamov pošte za odpremo:
- 1. listek: "Prejeta pošta" - vse kar so poslali referenti iz uradov, za nekatere od teh je potrebno zagotoviti podpis župana
- 2. listek: "Seznam za GLPI" - tu se izvaja priprava seznama za predajo GLPI v odpremo ter ročno dodaja nova pošta
- Dodajanje pošiljke v Seznam za GLPI (izven VOPI)
- 3. listek: "Vsa predana pošta" - vse kar je bilo predano v odpremo (preko GLPI oz. ekspedita oz. neposredno na poštni urad)
- 4. listek: "Stornirana pošta" - arhiv izhodne pošte (vsi referenti urada), ki ni bila odpremljena zaradi storniranja akcije
1. LISTEK: "Prejeta pošta"
Tu ima tajništvo pregled nad vso pošto, ki so jo predali posamezni referenti iz uradov in še ni bila predana v odpremo. Na tem mestu se pregledajo podatki, če se ujemajo s fizično predano pošto. Če je potrebno, se lahko popravi naslov, način pošiljanja in poskrbi za županov podpis, kjer je to potrebno.
Vso pošto, ki jo v tajništvu pregledajo in pripravijo (preverijo, dopolnijo s podpisi in uskladijo z dejanskim stanjem), se sproti prenaša v "Seznam za GLPI", kjer se pripravlja končni dnevni seznam pošte, ki bo tudi dejansko predana v glavno pisarno za fizično odpremo. S prenašanjem zapisov v Seznam za GLPI, se vsebina listka prazni.
Imena stolpcev pomenijo:
- Št. pošiljke - zaporedna številka pošiljke,
- Oznaka dokumenta - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO
- Vir - kratica aplikacije iz katere je pošiljka bila poslana (vir je prazen v primeru, da je bil zapis kreiran v VIP-u),
- Stranka - ime in priimek naslovnika,
- Naslov - naslov stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država v naslovu stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),,
- Referent - oznaka referenta, ki je izhodno pošto poslal,
- Urad - urad referenta, iz katerega je izhodna pošta poslana,
- Vnos v VIP - datum in ura, ko je zapis nastal v VIP-u
- Podpis župana - prikazuje zadnji status pošte, ki potrebuje županov podpis. Možni so naslednji statusi:
- ni podpisa (tajništvu pove, da je potrebno zagotoviti županov podpis),
- pri županu (pošta je pri županu v podpisovanju; pripisan je datum, ko mu je bilo poslano v podpis),
- podpisal (pošta je bila podpisana s strani župana; pripisan je datum podpisa),
- zavrnil (župan je zavrnil podpis dokumenta; pripisan je datum zavrnitve);
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe,
- Spremenil/a - oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Možne akcije nad izbranimi zapisi na 1. lisku:
- Ogled
podrobnosti izbranega zapisa,
- Prenos v seznam za GLPI vseh izbranih zapisov
- pošto, katera je pregledana in ustrezno opremiljena z
županovim podpisom kjer je bilo to potrebno, se prenese v senaznam za
GLPI,
- Spreminjanje naslova za izbrani zapis - če je morebiti potrebno spremeniti naslov (sprememba bo vidna samo na trenutnem zapisu in ne na stranki v OIS/VOPI-ju),
- Ogled ovojnic vseh izbranih zapisov,
- Spreminjanje načina vročanja za vse izbrane zapise - sprememba bo vidna le v VIP-u (v VOPI se ne prenaša),
- Pošiljanje županu v podpis (vsi izbrani zapisi) - vnese se datum, ko je bila pošta poslana županu v podpis (predlagan
je sistemski datum, lahko pa se ga spremeni),
- Vnos datuma županovega podpisa (za vse izbrane zapise) -vnese se datum, ko je župan podpisal pošiljko (predlagan
je sistemski datum, lahko pa se ga spremeni),
- Vnos datuma zavrnitve županovega podpisa (za vse izbrane zapise)
- vnese se datum, ko je župan zavrnil podpis (predlagan
je sistemski datum, lahko pa se ga spremeni) - taka pošta ne
more potovati naprej do odpreme, zato je ne bo mogoče prenesti v
naslednji seznam Seznam za GLPI (tako pošto mora referent, ki jo je izdelal stornirati v samem VOPI-ju).
- Vnos datuma odpreme pošte - za primer, ko tajništvo samo odnese pošiljke na poštni urad, mimo GLPI - velja za vse izbrane zapise,
2. LISTEK: "Seznam za GLPI"
Na tem listku ima tajništvo pregled nad vso pošto, ki je pripravljena za predajo v glavno pisarno oz v ekspedit. Še vedno se lahko opravi določene popravke, priporočljivo pa je, da se vse to dela na prvem listku "Prejeta pošta". Tukaj se lahko ročno dopiše poljubna pošta, ki ni prišla iz sistema za pisarniško poslovanje VOPI, opravi se zadnji pregled, če seznam ustreza fizični pošti (predvsem številčno), lahko se izpiše seznam, nato pa se vse skupaj preda v glavno pisarno. Po predaji se vsebina listka izprazni (prenese se v seznam Vsa predana pošta).
Imena stolpcev pomenijo:
- Št. pošiljke - zaporedna številka pošiljke,
- Oznaka dokumenta - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Vir - kratica aplikacije iz katere je pošiljka bila poslana (vir je prazen v primeru, da je bil zapis kreiran v VIP-u),
- Stranka - ime in priimek naslovnika,
- Naslov - naslov stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država v naslovu stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),,
- Referent - oznaka referenta, ki je izhodno pošto poslal,
- Urad - urad referenta, iz katerega je izhodna pošta poslana,
- Vnos v VIP - datum in ura, ko je zapis nastal v VIP-u
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe,
- Spremenil/a - oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Možne akcije nad izbranimi zapisi na 2. lisku:
- - Ogled podrobnosti izbranega zapisa ,
- Brisanje iz seznama (vseh označenih zapisov) - če se ugotovi, da je bila določena pošta prerano prenesena v ta seznam, jo lahko vrnemo nazaj v prejšnjega - Prejeta pošta,- - Spreminjanje naslova za izbrani zapis - sprememba je vidna le v okviru sistema VIP (ne vpliva na šifrante strank oz. naslovov),
- - Ogled ovojnic vseh izbranih zapisov,
- - Spreminjanje načina vročanja za vse izbrane zapise,
- Izpis (vse iz seznama) - pred pošiljanjem v GLPI aplikacija omogoča izdelavo izpisa pripravljenega seznama za GLPI ,
- Pošiljanje v GLPI (vse iz seznama) - s to akcijo se vsa pošta iz seznama prenese v glavno pisarno, kar pomeni da se trenutni seznam izprazne, vsa prenesena pošta pa je sedaj vidna v naslednjem lističu - Vsa predana pošta,
- Dodajanje pošte v seznam - namenjeno je ročnemu vnosu pošiljke, ki je nastala izven sistema OIS/VOPI.
Več o ročnem vnosu glej v naslednjem poglavju "Dodajanje nove pošiljke v VIP"...,
- Brisanje dodane pošiljke (vsi označeni zapisi) - izhodne pošte, ki je bila poslana iz VOPI-ja, ni možno brisati (lahko jo stornira le referent, ki jo je poslal).
Ročno dodajanje nove pošiljke v VIP (nastale izven sistema VOPI)
V VIP-u lahko evidentiramo tudi poljubne ostale izhodne pošiljke, ki niso nastale v sistemu za pisarniško poslovanje VOPI. Podatke o pošiljki ročno zavedemo v obrazec "Nova pošta" na levi strani ekrana in potrdimo vnos s klikom na gumb Vnesi.
Podatke o stranki (naslovniku) lahko tudi poiščemo in izberemo iz skupne baze vseh občinskih strank s pomočjo desnega ekrana "Iskanje stranke":
- v zgornjem delu ekrana izpolnimo vsaj eno polje kot kriterij za iskanje stranke
- s klikom na ikono
"Poišči stranko" sprožimo iskanje - v spodnjem delu dobimo seznam vseh strank, ki ustrezajo vnešenemu kriteriju. Če je rezultatov preveč, lahko dodamo nove kriterij in iskanje ponovimo
- ko najdemo iskano stranko, jo s klikom v vrstico, izberemo. Podatki izbrane stranke se prenesejo v ekran "Nova pošta"
3. LISTEK: "Vsa predana pošta"
Na tem listku ima Tajništvo pregled nad vso pošto (arhiv), ki je bila predana v glavno pisarno (oz. ekspedit) ali neposredno na poštni urad. Akcije pošiljanja lahko stornira. Povratne informacije (iz povratnic in vročilnic) tu evidentira.
Imena stolpcev pomenijo:
- Št. pošiljke - zaporedna številka pošiljke,
- Oznaka dokumenta - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Vir - kratica aplikacije iz katere je pošiljka bila poslana (vir je prazen v primeru, da je bil zapis kreiran v VIP-u),
- Stranka - ime in priimek naslovnika,
- Naslov - naslov stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država v naslovu stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),,
- Referent - oznaka referenta, ki je izhodno pošto poslal,
- Urad - urad referenta, iz katerega je izhodna pošta poslana,
- Vnos v VIP - datum in ura, ko je zapis nastal v VIP-u
- -->GLPI- datum in ura, ko je bila pošta poslana v glavno pisarno (dokler glavna pisarna še pripravlja seznam za odpremo piše "v delu"),
- Odprema - datum odpreme pošte,
- Povratnica/Vrnjeno - datum povratnice (pred datumom je črka P) ali datum vrnjene (neizročene) pošte (pred datumom je črka V),
- Koda - vnešena črtna koda, s katero je označena posamezna pošiljka (v primeru če kuverte označujemo z nalepkami s črtno kodo Pošte),
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe,
- Spremenil/a - oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Možne akcije nad izbranimi zapisi na 3. lisku:
- - Ogled podrobnosti - velja le za en izbrani zapis,
- - Vrni na prejšnji listek - - če se ugotovi, da so bili določeni zapisi prerano prenesen v ta seznam , jih izberemo in vse izbrane vrnemo nazaj v prejšnje stanje na listek Seznam za GLPI,
- Vnos datuma povratnice - za vse izbrane zapise vnesemo datum, ko je stranka prevzela pošto. Podatek lahko dopolni katerikoli uporabnik (VIP/R, VIP/T ali VIP/G), 
- Vnos datuma vrnjene pošte - za vse izbrane zapise vnesemo datum, ko se je pošta vrnila kot neizročena. Podatek lahko dopolni katerikoli uporabnik (VIP/R, VIP/T ali VIP/G).
- Razveljavitev odpreme - za vse izbrane zapise.
4. LISTEK: "Stornirana pošta"
Na tem listku ima tajništvo arhiv vse pošte, ki ni bila odpremljena zaradi storniranja. Pošto lahko stornira edino referent, ki jo je izdelal.
Imena stolpcev pomenijo:
- Št. pošiljke - zaporedna številka pošiljke,
- Oznaka dokumenta - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Vir - kratica aplikacije iz katere je pošiljka bila poslana (vir je prazen v primeru, da je bil zapis kreiran v VIP-u),
- Stranka - ime in priimek naslovnika,
- Naslov - naslov stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država v naslovu stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),,
- Referent - oznaka referenta, ki je izhodno pošto poslal,
- Urad - urad referenta, iz katerega je izhodna pošta poslana,
- Vnos v VIP - datum in ura, ko je zapis nastal v VIP-u
- -->GLPI- datum in ura, ko je bila pošta poslana v glavno pisarno (dokler glavna pisarna še pripravlja seznam za odpremo piše "v delu"),
- Storno - datum storniranja izhodne pošiljke,
- Odprema - datum odpreme pošte,
- Povratnica/Vrnjeno - datum povratnice (pred datumom je črka P) ali datum vrnjene (neizročene) pošte (pred datumom je črka V),
- Koda - vnešena črtna koda, s katero je označena posamezna pošiljka (v primeru če kuverte označujemo z nalepkami s črtno kodo Pošte),
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe,
- Spremenil/a - oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Možne akcije nad zapisi na 4. lisku:
- - Ogled podrobnosti - velja le za en izbrani zapis.