VOPI/VIP 2.8
Komponenta VOPI 2.0 za vodenje izhodne pošte (Knjiga izhodne pošte)
Področje: Vodenje izhodne pošte pri referentu v uradu (VIP/R)
Funkcionalna področja, ki jih pokriva komponenta VOPI/VIP so (klikni na povezavo v podnaslovu):
- VIP/G - Vodenje izhodne pošte v glavni pisarni
- izpisovanje ovojnic, vročilnic ter povratnic za izhodno pošto ter izpisovanje seznamov odpreme
(v primerih, kjer izpise ovojnic izdelujejo v tajništvih uradov, se nekatere funkcionalnosti iz VIP/G prenesejo v VIP/T), - VIP/T - Vodenje izhodne pošte v tajništvu urada
- izpisovanje ovojnic, vročilnic ter povratnic za izhodno pošto
(v organizacijah, kjer nimajo organiziranih tajništev posameznih uradov, se funkcionalnosti VIP/T prenesejo v VIP/G), - VIP/R - Vodenje izhodne pošte referenta v uradu
- pregled izhodne pošte referenta (samo pri samostojnih namestitvah VIP, sicer je ta funkcionalnost integrirana v aplikacijo VOPI/RE).
Način uporabe orodij v vseh treh modulih je enak in je opisan v poglavju:
Opis postopkov v uradu
V aplikaciji VIP/R imajo referenti pregled nad vso svojo izhodno pošto, ki so jo predali v tajništvo urada v dopolnitev (npr. v podpis županu) ali so jo sami posredovali v nadaljnjo odpremo (v ekspedit ali neposredno na poštni urad). Prenos pisanj (izhodne pošte), ki jih referent izdela v sistemu za pisarniško poslovanje VOPI, se izvede avtomatično, ko referent izdelanemu dokumentu v aplikaciji VOPI določi premik "Spis je poslan strankam". V aplikaciji VIP/R lahko referent tudi naknadno vnese datum povratnice (z vnosom se datum povratno ažurira tudi v sistemu OIS/VOPI) ter datum vrnjene pošte, če je stranka ni prevzela.
VIP/R je sestavljena iz treh seznamov pošte za odpremo :
- 1. listek: "Vsa pošta v predaji" - vse kar je referent pripravil za odpremo a še ni bilo predano oz. prevzeto v nadaljnjo obdelavo
- 2. listek: "Vsa predana pošta" - vse kar je bilo že predano oz. prevzeto v nadaljnjo obdelavo
- 3. listek: "Stornirana pošta" - arhiv referentove izhodne pošte, ki ni bila odpremljena zaradi storniranja akcije
1. LISTEK: "Vsa pošta v predaji"
V seznamu je pregled nad vso predano pošto (iz sistema OIS) referenta. Seznam se polni iz aplikacije VOPI, ko referent pri izhodnem dokumentu izvrši akcijo (premik dokumenta) "Spis je poslan strankam".
Na vrh
Imena stolpcev pomenijo:
- Št. pošiljke - zaporedna številka pošiljke,
- Oznaka dokumenta - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Vir - kratica aplikacije iz katere je pošiljka bila poslana (vir je prazen v primeru, če je zapis kreiran ročno, neposredno v VIP-u),
- Stranka - ime in priimek naslovnika (prejemnika pošte),
- Naslov - ulica in hišna številka stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država stranke,
- Vnos v VIP - datum in ura, ko je nastal zapis v VIP-u
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe zapisa. Več o vsebini spremembe lahko vidimo v zgodovini sprememb za izbrani zapis.
- Spremenil/a - oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Na vrh
Možne akcije nad izbranimi zapisi:
- Ogled podrobnosti - pokaže detajlni ekran z vsemi podatki - velja le za en izbrani zapis,
- Pošlji v GLPI - za primer, ko referent sam odnese pošiljke v GLPI za odpremo, mimo tajništva - velja za vse izbrane zapise,
- Vnos datuma odpreme pošte - za primer, ko referent sam odnese pošiljke na poštni urad, mimo GLPI - velja za vse izbrane zapise,
- Dodajanje pošiljke v seznam - namenjeno je ročnemu vnosu pošiljke, ki je nastala izven sistema OIS/VOPI. Enako akcijo ima tudi tajništvo v aplikaciji VIP/T. Več o tem glej v poglavju VIP/T - Dodajanje nove pošiljke ...,
- Brisanje ročno dodanih pošiljk - velja za vse izbrane zapise,
POZOR: izhodne pošte, ki je bila poslana v VIP iz VOPI-ja, ni možno brisati, lahko pa jo stornira referent, ki jo je poslal.
Na vrh
2. LISTEK: "Vsa predana pošta"
V seznamu je pregled nad vso predano pošto referenta. V seznamu je vsa pošta referenta, ki jo je tajnica že prevzela, vsa pošta predana v GLPI ter vsa odpremljena pošta.
Na vrh
Imena stolpcev pomenijo:
- Št. pošiljke - zaporedna številka pošiljke,
- Oznaka dokumenta - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Vir - kratica aplikacije iz katere je pošiljka bila poslana (vir je prazen v primeru, če je bil zapis dodan ročno v VIP),
- Stranka - ime in priimek naslovnika (prejemnika pošte),
- Naslov - ulica in hišna številka stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),
- Referent - oznaka referenta, ki je izdelal izhodno pošto,
- Urad - oznaka urada iz katerega je bila izhodna pošta poslana,
- Vnos v VIP- datum in ura, ko je nastal zapis v VIP-u,
- -->GLPI- datum in ura, ko je bila pošta poslana v glavno pisarno (dokler glavna pisarna še pripravlja seznam za odpremo piše "v delu"),
- Odprema - datum odpreme pošte,
- Povratnica/Vrnjeno - datum povratnice (pred datumom je črka P) ali datum vrnjene (neizročene) pošte (pred datumom je črka V),
- Koda - vnešena črtna koda, s katero je označena posamezna pošiljka (v primeru če kuverte označujemo z nalepkami s črtno kodo Pošte),
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe zapisa. Več o vsebini spremembe lahko vidimo v zgodovini sprememb za izbrani zapis.,
- Spremenil/a- oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Na vrh
Možne akcije nad izbranimi zapisi:
- - Ogled podrobnosti - pokaže detajlni ekran z vsemi podatki - velja le za en izbrani zapis,
- Vnos datuma povratnice - za vse izbrane zapise naenkrat lahko vnesemo datum, ko je stranka prevzela pošto. Podatek lahko dopolni katerikoli uporabnik (VIP/R, VIP/T ali VIP/G), 
- Vnos datuma vrnjene pošte - za vse izbrane zapise vnesemo datum, ko se je pošta vrnila kot neizročena. Podatek lahko dopolni katerikoli uporabnik (VIP/R, VIP/T ali VIP/G),
- Vračanje pošte iz GLPI - za vse izbrane zapise,
- Razveljavitev odpreme - za vse izbrane zapise.
Na vrh
3. LISTEK: "Stornirana pošta"
Na tem listku ima referent pregled nad vso svojo pošto (arhiv), katere odprema je bila stornirana.
Na vrh
Imena stolpcev pomenijo:
- Št. pošiljke - zaporedna številka pošiljke,
- Oznaka dokumenta - oznaka dokumenta iz aplikacije VOPI, NARO,
- Vir - kratica aplikacije iz katere je pošiljka bila poslana (vir je prazen v primeru, če je bil zapis dodan ročno v VIP),
- Stranka - ime in priimek naslovnika (prejemnika pošte),
- Naslov - ulica in hišna številka stranke,
- Pošta - naziv pošte, poštna št. stranke,
- Država - država stranke,
- Način pošiljanja - oznaka načina pošiljanja iz šifranta (navadno, s povratnico, ...),
- Vnos v VIP- datum in ura, ko je nastal zapis v VIP-u,
- -->GLPI- datum in ura, ko je bila pošta poslana v glavno pisarno,
- Storno - datum storniranja pošte,
- Odprema - datum odpreme pošte,
- Povratnica/Vrnjeno - datum povratnice (pred datumom je črka P) ali datum vrnjene (neizročene) pošte (pred datumom je črka V),
- Zadnja sprememba - datum in ura zadnje spremembe zapisa,
- Spremenil/a - oznaka uporabnika, ki je zadnji spremenil zapis.
Na vrh
Možne akcije nad izbranimi zapisi:
- - Ogled podrobnosti - velja le za en izbrani zapis.
Na vrh